21.3.12

PAGE PERSONNEL BRINDA LAS CLAVES PARA OPTIMIZAR EL TIEMPO EN LAS TAREAS LABORALES

¿Cómo optimizar la jornada laboral empleando la misma cantidad de horas?

Por Miguel Carugati, director de Page Personnel Argentina

El tiempo es uno de nuestros bienes más preciados, mediante éste
organizamos nuestras vidas y sirve para fijar las pautas básicas de
nuestra sociedad. Para las compañías y las organizaciones, en un
contexto cada vez más demandante, es un recurso escaso que se debe
aprender a administrar para optimizar cada proceso que se realiza.

Para los empleados, saber cómo utilizar su tiempo en sus tareas
diarias genera un valor agregado en su productividad y reduce el
estrés que puede causar tener un gran número de objetivos pendientes.
Poder planificar cómo utilizar este recurso durante la jornada laboral
es una cuestión clave para destacarse en cualquier equipo de trabajo,
ya sea para realizar un trabajo interno para la compañía o prestar un
servicio a los clientes.

Ante la exigencia de tener que realizar múltiples tareas para "ahora"
o para "ayer", los empleados se desorganizan al tratar de realizarlas
todas al mismo tiempo, lo cual genera un caos en sus labores y les
produce presión mental, donde la sensación de "no llego" los acompaña
a donde vayan. Para evitar esto, es necesario no caer en la trampa de
realizar primero aquello que nos resulta más fácil sin antes evaluar
el orden de prioridades. Por esto, es necesario tener una mirada
estratégica de la ejecución de los procesos.

Si se parte de que el día tiene 24 horas para todos, quien sepa
optimizarlas se destacará notablemente por su desempeño. Por tal
razón, se han diseñado diferentes técnicas o estrategias para poder
planificar o administrar el tiempo de la mejor forma posible.

El método Getting Things Done (GTD), elaborado por David Allen, autor
del libro "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity"
(en español "Organízate con eficacia"), basado en su experiencia en el
mundo corporativo y en las artes marciales, ayuda al profesional a
crear un flujo de trabajo utilizando listas de tareas, calendarios y
material de referencia.

El autor recomienda que antes de comenzar con la ejecución de las
tareas, primero se debe procesar, organizar y revisar las demandas del
día laboral. Un consejo es anotar todo lo que necesita ser realizado.
El objetivo es que el empleado consiga eliminar las preocupaciones de
la mente y quede libre para focalizarse en lo que realmente importa en
el momento y debe realizar.

Otra técnica es dividir un proyecto grande en tareas pequeñas para ser
realizadas por módulos. Esto, disminuye el estrés y la sensación de
"no voy a llegar" o "no puedo hacer esto", que puede tener cada
profesional cuando debe encarar un desafío importante.

También, un método de gestión de tiempo reconocido es el "Tríade",
elaborado por el brasilero Christian Barbosa, el cual consiste en
definir metas. El autor propone clasificar las actividades en tres
ítems, "importantes" (traen resultados y tienen un tiempo para ser
hechos), "urgentes" (debe ser cumplidas en un tiempo corto y con
precisión), y "circunstanciales" (no traen resultados y son, en suma,
un desperdicio de tiempo), y agrega que no basta tener una lista de
tareas con lo que se debe hacer, sino que es necesario saber cuánto
tiempo real (horas reloj) demandará cada una.

Si bien no existe la técnica que ordene a la perfección nuestros
horarios, existen nociones básicas que se deben tener en cuenta para
ayudar a optimizar el uso de nuestro tiempo. Antes que nada, es clave
tener claro cuáles son los objetivos que se buscan y planificar cómo
se pueden alcanzar. Para esto, es necesario focalizarse en la tarea
que se está realizando, evitando las posibles interrupciones (causadas
por Internet, mails, llamados o visitas inesperadas, entre otras) o
evitar querer realizar múltiples tareas al mismo tiempo. Asimismo, se
debe aprender a delegar ciertas tareas a los otros integrantes del
equipo de trabajo y saber decir "no" a eventualidades que puedan
surgir y que no sean urgentes.

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